오는 12월 31일 기존 우리 학교에서 사용하던 Microsoft Office 365(이하 M365) 서비스가 종료된다. 이에 따라 기존 Microsoft(이하 MS)에서 지원하던OneDrive(이하 드라이브) 서비스는 초기화될 예정이며, 드라이브와 △Excel △Powerpoint △Word 등 MS 오피스를 이용하기 위해선 HY-IN 포털에서 오는 12월 31일까지 신규 M365 계정 생성을 신청해야한다. 그러나 변경된 드라이브 사용량이 300MB로 대폭 축소됨과 동시에, 계정 변경에 대한 학교 측의 안내가 부실해 학생들은 당혹스럽단 입장이다.
M365는 우리 학교 학생과 교직원의 교육 및 연구업무 향상을 위해 학교가 MS와 캠퍼스라이선스를 맺은 서비스이다. 학내 구성원은 M365 서비스를 통해 드라이브 및 오피스 등의 기능을 이용할 수 있었으며, 드라이브의 경우 최대 5TB까지 저장이 가능했다. 그러나 지난 8월부터 MS에선 학교에 기본 100TB의 드라이브 용량만을 제공하고, 추가적인 드라이브 사용을 원하면 금액을 지불해야 하는 과금 정책을 시행했다.
이에 따라 기존에 무제한으로 제공되던 드라이브 용량이 학교당 100TB로 제한됐으며 학생은 300MB, 재직자는 500MB만을 이용할 수 있게 됐다. 신석현<정보통신처 정보인프라팀> 차장은 “MS의 과금 정책으로 기존의 무제한 용량 서비스를 이용하기 위해선 추가금을 지불해야 하는 상황”이라며 “MS로부터 무료로 제공받는 100TB를 학교의 전 구성원이 이용할 수 있도록 하기 위해 어쩔 수 없이 개인에게 제공되는 드라이브 용량을 제한했다”고 전했다.
또한 새로운 *테넌트인 ‘@m365.hanyang.ac.kr’로 가입한 M365 계정을 생성해야 드라이브와 MS 오피스를 이용할 수 있어 이를 이용하기 위해선 필수로 계정을 전환해야 한다. 계정 전환이 완료되면 기존 사용자들이 ‘@hanyang.ac.kr’로 가입했던 M365 계정은 오는 12월 31일에 일괄 삭제되며, 구 드라이브에 저장된 자료들은 개인이 직접 백업해야 한다. 신 차장은 “드라이브 자료를 올해 말에 일괄적으로 영구 폐기할 예정이기에 중요한 자료가 있는 경우 사전에 백업을 해두길 바란다”며 “드라이브를 사용하지 않아도 오피스 서비스를 사용하기 위해선 미리 계정 전환을 해두는 것을 추천한다”고 전했다.
한편 학생들은 이번 M365 서비스 이용에 대해, 사용 가능 용량이 대폭 감소됨에도 이에 대한 학교 측의 안내가 부족해 불편을 겪었단 입장이다. 특히 학생들은 기존 5TB를 사용할 수 있었던 것에 비해 사용 가능 용량이 현저히 낮아진 점을 지적했다. 황선우<경영대 경영학부 21> 씨는 “MS 오피스 특성 상 기기 간 연동이 편하고 저장이 안정적이란 점이 좋아 드라이브에 대부분의 수업 자료를 저장해두었으나, 갑자기 용량이 축소돼 기존에 저장한 자료들을 급하게 외장하드에 옮겨야 할 상황”이라며 “300MB로는 실질적인 드라이브 사용이 아예 불가능해져 당혹스럽다”고 말했다.
뿐만 아니라 변동사항이 상당함에도 학교 측의 안내가 부족했단 지적이 존재했다. 기존 M365 계정의 드라이브에 담긴 자료가 12월 31일 이후 영구 삭제된단 점이 학생들에게 충분히 안내되지 않았단 것이다. 박서윤<경상대 경영학부 22> 씨는 “포털 메인화면에 공지가 게재돼있지만 백업이 필요하단 문구가 너무 작은 글씨로 표시돼있어 대수롭지 않게 넘겼다”며 “만약 끝까지 공지를 접하지 못해 학교 생활뿐만 아니라 대외활동과 진로에 관한 자료까지 모두 삭제됐다면 학생사회에 큰 파장이 일었을 것”이라 말했다.
이러한 학생들의 불만에 학교 측은 변경된 MS 정책에 학교 구성원들이 겪을 혼란과 피해를 최소화하겠단 입장을 전했다. 신 차장은 “드라이브 용량이 부족할 경우 기존에 사용하던 구글 드라이브 등을 이용하길 바란다”며 “앞으로 빠른 시일 안에 학생들에게 관련 서비스에 대한 전체 공지 메일을 전송하는 등 안내에 힘쓰겠다”고 전했다.
이번 MS의 정책 개편으로 인한 변동 사항들이 학생들에게 많은 피해를 끼치지 않길 바란다.
* 테넌트: 각 기관이 Microsoft Office를 사용할 때 일괄적으로 가입하는 도메인. 우리 학교의 테넌트는 ‘[한양인ID]@m365.hanyang.ac.kr’이다.
